Kuopion Kalevalaiset ry ylläpitää jäsenrekisteriä yhdistyksen jäsenistä. Jäsenrekisteriä tarvitaan jäsenmaksujen keräämiseen ja tiedottamiseen. Yhdistys kerää jäsenistään seuraavat tiedot: nimi ja osoite, mahdollisesti myös puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Osoitetiedot luovutetaan edelleen Kalevalaisten Naisten Liitolle, joka lähettää jäsenille Pirta-kulttuurilehden. Jäsentietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen.